1. Приймання спеціальних відправлень від користувачів послуг поштового зв’язку спеціального призначення незалежно від їх кількості здійснюється за реєстрами форми 1 – для секретних спеціальних відправлень та форми 1К – для несекретних спеціальних відправлень у приміщеннях ДПСЗ/ПСЗ або в приміщеннях відправників з виїздом за попереднім замовленням.
2. Відправник заповнює реєстри форми 1, форми 1К у двох примірниках (під час приймання спеціальних відправлень у приміщенні відправника за його замовленням – у трьох примірниках) та засвідчує дані своїм підписом та печаткою (за наявності).
До одного реєстру форми 1, форми 1К включається не більше 50 відправлень.
3. Для оформлення замовлення відправник повинен надати наступну інформацію:
- повне найменування відправника (заявника);
- адресу його знаходження (місто, вулиця, будинок, поверх, кімната тощо), телефон;
- форму розрахунку (безготівковий, готівковий або платіжний термінал). Якщо безготівковий розрахунок – указати номер договору (для перевірки наявності коштів на рахунку);
- кількість та види спеціальних відправлень, їх категорії (важливість);
- куди адресоване відправлення;
- приблизну вагу відправлень;
- термін виконання замовлення.
Спеціальні відправлення повинні бути підготовлені замовником завчасно, до приїзду працівника спецзв’язку.
4. Підтвердженням оплати послуг з пересилання спеціальних відправлень є розрахунковий документ (касовий чек, розрахункова квитанція тощо) з тарифікацією та другий примірник реєстру форми 1, форми 1К, на якому працівник спецзв’язку проставляє номер квитанції, свій підпис та відбиток штампу форми 17.
При прийманні спеціальних відправлень в розрахунковій квитанції (нефіскальний документ) зазначається дата, час, номер квитанції, номер договору, найменування відправника, приймальний номер, клас, вага та кількість відправлень, додаткові послуги (за наявності), сума до сплати тощо.
При прийманні несекретних спеціальних відправлень за готівку на автоматизованому робочому місці – оформлення реєстру форми 1К не є обов’язковим. У такому разі в розрахунковій квитанції (нефіскальний документ) зазначаються найменування/власні імена та прізвища відправника та адресата (одержувача), їх адреси та номери телефонів, дані засвідчуються підписом відправника та печаткою (за наявності). Працівник спецзв’язку проставляє на квитанції свій підпис та відбиток штампу
форми 17.
5. При прийманні відправлень категорії/важливості «Договірне» (ДК, ДБ, ДЦ тощо) відправнику видається тільки один примірник реєстру форми 1, форми 1К, а розрахунковий документ та тарифікація направляється до особи, з якою укладено відповідний договір.
6. Спеціальні відправлення, відправниками яких є юридичні особи, можуть подаватися для пересилання у відкритому і закритому вигляді. Відправлення, подані для пересилання у закритому вигляді, повинні бути опечатані мастиковою печаткою юридичної особи (за наявності) або опломбовані відповідно до вимог пакування, чи обклеєні спеціальною клейовою стрічкою з логотипом (товарним знаком) відправника.
Відправлення, подані для пересилання закритими, можуть вибірково перевірятися працівником спецзв’язку.
Відправлення, що подаються юридичними особами для пересилання відкритими, запаковуються, опечатуються чи обклеюються клейовою стрічкою з логотипом ДПСЗ/ПСЗ місця приймання відповідно до вимог пакування, за додаткову плату згідно із встановленими тарифами.
7. Спеціальні відправлення, відправниками яких є фізичні особи, подаються для пересилання у відкритому вигляді для перевірки їх вкладення працівником спецзв’язку, після чого запаковуються, опечатуються чи обклеюються клейовою стрічкою з логотипом ДПСЗ/ПСЗ місця приймання відповідно до вимог пакування, за додаткову плату згідно із встановленими тарифами.
8. Працівник спецзв’язку може відмовити відправнику у прийманні спеціального відправлення, якщо воно упаковано та оформлено з порушенням вимог пакування.
9. Спеціальні відправлення можуть прийматися для пересилання з повідомленням-розпискою про їх вручення.
У разі подання для пересилання спеціального відправлення з повідомленням-розпискою про його вручення відправник заповнює бланк повідомлення в якому вказує свою адресу, на яку належить доставити повідомлення після вручення відправлення адресату (одержувачу).
10. Спеціальні відправлення можуть прийматися для пересилання з описом вкладення.
Спеціальні відправлення з описом вкладення подаються для пересилання відправником відкритими для перевірки їх вкладення.
Відправник заповнює бланк опису вкладення у трьох примірниках. На бланку опису вкладення зазначається:
- адреса одержувача;
- кількість предметів. При пересиланні документів дозволяється зазначати кількість аркушів в документі;
- при пересиланні відправлення з оголошеною цінністю – оголошена цінність кожного предмета. Сума оголошеної цінності усіх предметів повинна відповідати сумі, зазначеній на відправленні та в реєстрі форми 1К. За бажанням відправника на примірнику опису, що вкладається до спеціального відправлення, вартість предметів може не зазначатися. На двох інших примірниках вартість предметів зазначається.
Всі примірники опису підписуються відправником.
Працівник спецзв’язку перевіряє відповідність вкладення опису (при зазначенні кількості аркушів перераховує їх кількість у кожному вказаному документі), розписується на трьох його примірниках, проставляє дату, час і відбиток штампу форми 17. Один примірник опису вкладається до відправлення, другий видається відправникові, третій разом з реєстром форми 1К підшивається до виробничих документів.
